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Flytour Eventos e a logística do maior evento corporativo da América Latina

Com ampla experiência, equipe qualificada e completa estrutura organizacional, a Flytour Eventos foi escolhida para cuidar da logística do maior evento corporativo da América Latina. Com um mês de duração (fevereiro de 2019) e mais de 11 mil participantes, coube à Flytour Eventos gerenciar toda a parte aérea e rodoviária (transfer), além de hospedagens, alimentação nos hotéis, seguro viagem e coordenação geral.

Mais do que gerir com primor literalmente milhares de emissões de bilhetes aéreos, embarques, reservas em hotéis, transfers, check-ins e check-outs, a dinâmica do evento trouxe ainda o desafio de lidar com demandas simultâneas. Diversos grupos de pessoas indo e vindo ao mesmo tempo, embarcando e desembarcando, sendo encaminhados para um dos 28 hotéis utilizados ou a caminho do aeroporto para voltar para casa, considerando todo o território nacional.

E mesmo com tantas variáveis, a Flytour Eventos não deixou espaço para nenhum tipo de falha. Com equipes dedicadas e divididas por praças – ao todo, o staff somou aproximadamente 500 profissionais –, os únicos “problemas” relatados, durante toda a realização do evento, foram de voos cancelados, algo que não há como evitar. No entanto, mesmo nesses casos, a Flytour reacomodou todos os passageiros rapidamente, sem registrar qualquer ocorrência negativa.

 

 

Lidando com a imprevisibilidade em eventos

Por mais organizado e detalhado que o planejamento do evento esteja, sempre há imprevisibilidades e é necessário saber lidar com elas. No caso, durante todo o evento, além dos voos cancelados, o cliente achou necessário realizar algumas reuniões extras que envolviam remanejamentos de aéreos, contratações de hospedagens extras, A&B e outros serviços imprescindíveis para suprir essas “demandas de última hora”.

Com isso, a Flytour Eventos precisou ter agilidade para fazer as reemissões das passagens aéreas de pelo menos metade dessas pessoas e reorganizar os check-ins e check-outs de todos. Assim, os envolvidos nessas novas reuniões puderam participar dos encontros sem precisar se preocupar com nada.

Ao todo, o Workshop contou com 10 eventos. E mesmo com apenas um mês e meio de antecedência para organizar tudo, a equipe da Flytour Eventos atendeu a todas as demandas e solicitações com maestria e competência.

A Flytour Eventos faz parte de um dos maiores grupos de viagens e turismo do Brasil e conta com estrutura diferenciada e totalmente preparada para lidar com esses tipos

de situações. Consegue, assim, negociações exclusivas com hotéis e empresas aéreas, sem jamais deixar nenhum participante dos eventos que cuida sem auxílio ou atenção.

 

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