Como economizar dinheiro com as viagens da sua empresa?

O primeiro passo para buscar a tão sonhada economia é estruturar uma boa Política de Viagens, que facilitará o trabalho dos gestores direcionando as decisões sempre em torno do melhor custo-benefício, otimizando a tomada de decisão sempre que for necessário.

Mas o que é exatamente essa tal de “Política de Viagens”?

Podemos dizer que uma empresa para funcionar precisa de processos desenhados, e a Política de Viagens é o processo relacionado as viagens a negócios. É preciso documentar todas as regras que envolvem uma viagem, desde o motivo até o resultado que ela deverá trazer.

Saber quais métricas usar e engajar cada viajante no processo, são detalhes que farão toda a diferença durante a estruturação desse documento. Todas as áreas envolvidas deverão participar na elaboração dessas normas, pois isso facilitará o entendimento de uma viagem como um todo, desde a solicitação até o pagamento da fatura.

É preciso equilibrar as necessidades dos viajantes com a cultura da empresa, com o objetivo da viagem e com o retorno desse investimento.

O que se deve levar em consideração?

• Modelo de Negócio: que tipo de negócio sua empresa faz? As viagens podem ser programadas ou não da pra trabalhar com antecedência?
• Segurança dos Viajantes: eles estão alinhados com as normas de segurança dos fornecedores? Os protocolos de segurança foram revisados?
• Solicitação: como será o processo? Existe uma área específica? Uma agência de viagens parceira? Um sistema de reserva e emissão? Fluxo de aprovação?
• Serviços utilizados: Como escolher os melhores voos? Os melhores hotéis? Quem será o responsável por esse controle e consultoria?
• Regras: o que pode ou não pode? Os serviços serão diferenciados por cargos?
• Forma de pagamento: será no cartão ou faturado? Os viajantes terão seus cartões corporativos? Serão várias faturas ou vou centralizar em um único fornecedor?
• Adiantamento e reembolso: como será esse processo? Teremos uma ferramenta para controlar ou será feito por uma pessoa?
• Gestão dos números: como mensurar o sucesso da Política? Como controlar os custos? Como saber se estou economizando ou gastando mais que o necessário?

Para dar esse primeiro passo no caminho entre reduzir os custos da sua empresa, fechar novos negócios e trazer bem-estar e segurança para os seus viajantes, fale com um dos nossos executivos.

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