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10 Medidas para a reativação das Viagens Corporativas

Fase pós-crise

O retorno das viagens corporativas

A American Express Global Business Travel está comprometida com a segurança de seus viajantes, por esse motivo, hoje, compartilha, a seguir, 10 medidas e recomendações para ajudar nossos clientes a elaborar o plano de preparação para a retomada das viagens corporativas.

A partir de agora, alguns novos aspectos terão relevância especial no gerenciamento das viagens da sua empresa. A segurança do viajante é o tópico mais importante a ser considerado neste momento. Seu client manager e os demais integrantes da equipe de viagens corporativas globais da American Express continuarão oferecendo suporte durante esse período excepcional, acompanhando você nesse processo de retorno às atividades corporativas.

AMERICAN EXPRESS GLOBAL BUSINESS TRAVEL – LAC

 

1 – A equipe de gestão – O dever de Cuidar

QUE FUNÇÕES E ÁREAS DA EMPRESA DEVEM ESTAR ENVOLVIDAS NO PROCESSO DE RETORNO DAS VIAGENS CORPORATIVAS?

Agora, mais do que nunca, as equipes de gerenciamento de viagens, prevenção e segurança deverão colaborar de uma
maneira constante e coordenada. Para a equipe de viagens:

As tarefas da equipe de gerenciamento com maior relevância serão:

• Avaliação e adaptação da política de viagens;
• Máximo controle das novas medidas adotadas;
• Acompanhamento das viagens de seus colaboradores;
• Coordenação e informação entre departamentos e viajantes.

Definição do time de segurança para as viagens:

É formado por membros de diferentes áreas internas da empresa, sua principal função será definir e monitorar os riscos derivados de uma nova realidade em viagens corporativas, estabelecendo e preparando os viajantes para os protocolos de viagens que veremos a seguir.

FERRAMENTAS DE LOCALIZAÇÃO DE VIAJANTES

Contar com uma ferramenta de segurança e acompanhamento de viagens que permita a localização e comunicação com os
colaboradores em tempo real “in itinere” ajudará na gestão eficiente de qualquer eventualidade ou emergência.

 

2 – Adequação da política de viagens

QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS PONTOS DA POLÍTICA DE VIAGENS QUE DEVEMOS REVISAR?

Adicionalmente à revisão da política de viagens, a Amex GBT recomenda a elaboração de um protocolo de comunicação e reativação das viagens corporativas, que seja claro, pontual e preciso, para evitar diferentes interpretações. O protocolo deve transmitir confiança, segurança e tranquilidade aos viajantes.

• Avalie quais colaboradores são elegíveis a viajar com base nos grupos mais vulneráveis, definidos pelas autoridades de saúde.
• Defina o tipo de deslocamento permitido, incluindo o motivo, a duração da viagem e as medidas de segurança adotadas pelo local de destino.
• Estabelecer ou revisar funções e processos internos de aprovação interna, levando em consideração a nova equipe de segurança de viagens.
• Sempre que possível considere otimizar sua viagem com o máximo de conteúdo e reuniões.
• Considerar um espaço maior de tempo entre as viagens feitas pelo mesmo empregado.
• Análise dos destinos habituais para avaliação de segurança, estabelecendo prioridades e fases de reativação.
• Definir um protocolo de saúde antes da viagem e antes da partida do viajante, como: controle de temperatura, verificação da situação da crise, entre outras ações.
• Adaptar o programa de fornecedores de turismo com base nas medidas de saúde e segurança adotadas.

 

3 – Segurança e informação

QUAIS DADOS DEVEM ESTAR AO ALCANCE DO VIAJANTE? QUAIS ACESSÓRIOS DE PREVENÇÃO DEVEMOS DISPONIBILIZAR?

• Oferecer aos viajantes kits de segurança sanitária: máscaras, luvas, álcool em gel, entre outros.
• Preveja o número de kits necessários, conforme o número de dias da viagem.
• Revise e comunique a cobertura de seguro e as apólices que o viajante possui e os telefones de assistência.
• Estabelecer e treinar os viajantes sobre o protocolo de recomendações comportamentais durante a viagem.
• Determine os números de telefone de contato e de emergência para os viajantes, caso apresentem sintomas compatíveis com a enfermidade durante a viagem.
• Mantenha as informações de contato atualizadas em caso de emergência no perfil do viajante.

 

4 – Antes do embarque

QUAIS AS MEDIDAS DE SEGURANÇA DEVEM SER TOMADAS NO AEROPORTO?

• Calcule o tempo suficiente para o processo de check-in, levando em consideração possíveis controles sanitários adicionais;
• Use máscara e álcool em gel durante todo o tempo em que estiver no aeroporto e mantenha distância social nos pontos de verificação de segurança, nos embarques e na área de retirada de bagagem.
• O uso de estações de “auto check-in” in no aeroporto ou uso de cartões de embarque impressos não é recomendável,
prefira opções digitais.
• Em voos internacionais, também não se recomenda o uso de estações de controle eletrônico de passaporte com impressão digital.
• Mantenha uma fila única nas escadas rolantes e mantenha a separação de pelo menos dois degraus. Não use os elevadores, exceto em casos essenciais.
• Recomenda-se o uso de “vias rápidas” e embarque preferencial, quando disponível.
• Mantenha uma distância de pelo menos 1,5 metro entre as pessoas que esperam para o embarque ou desembarque.
• Evitar aglomerações nas lojas – Duty Free.
• No aeroporto de chegada, permanecer o mínimo possível na zona de desembarque.

 

5 – Durante o voo

QUAIS AS PRINCIPAIS RECOMENDAÇÕES E PROTOCOLOS A SEREM SEGUIDOS?

• A maioria das empresas aéreas exige o uso de máscara a bordo. Em alguns casos, eles podem solicitar ao passageiro um controle de temperatura, por isso recomenda-se visitar as páginas da companhia aérea antes do voo para obter mais detalhes.
• Reserve assentos e cabines que permitam máxima distância entre os passageiros.
• Recomende o uso de assentos na janela devido à melhor ventilação e menor exposição ao contato com outros passageiros;
• O uso de revistas ou jornais impressos a bordo não é recomendado; as versões digitais são preferíveis.
• Use toalhas ou lenços desinfetantes para assento, apoio de braço, mesa dobrável e telas sensíveis ao toque.
• Durante o embarque e desembarque da aeronave, permaneça o tempo mais breve possível nos corredores.
• No caso de fazer uma compra, use o pagamento por cartão de crédito ou celular, evitando dinheiro.

 

6 – Hospedagem no destino: hotéis

QUAIS RECOMENDAÇÕES DEVEM ESTAR PRESENTES COM O VIAJANTE DURANTE A HOSPEDAGEM?

Em áreas públicas
• Uso de máscara e álcool em gel após utilizar ou manusear elevadores, corrimãos e maçanetas de portas.
• Mantenha o distanciamento social em todas as áreas do hotel.

Check-in & Check-out
• Evite encostar-se à mesa da recepção e, se possível, usar sua própria caneta.
• Uso de álcool em gel antes e depois do check-in e check-out.
• Evite pagar em dinheiro, priorizando o pagamento com cartão.

Estadia, restaurantes e serviços do hotel
• Aconselhe apenas o uso de amenidades lacradas e utilize os kits sanitários disponíveis no hotel.
• Priorize o uso do serviço de quarto sempre que possível – evite ir ao restaurante.
• Solicite atendimento médico na recepção, se necessário.
• Atenção à sinalização (placas de aviso) de alerta de áreas de maior contágio, tente evitar esses pontos.
• O uso de piscinas e spa não são recomendado.
• Recomenda-se exercício ao ar livre, mas, se você usar a academia, use uma toalha desinfetante nas máquinas de exercício. Não use os bebedouros, traga uma garrafa de água consigo.

 

7 – Mobilidade e transporte terrestre

O QUE O VIAJANTE DEVE CONSIDERAR COM RELAÇÃO À MOBILIDADE?

LOCAÇÃO DE CARROS
• Recomenda-se usar a máscara durante o deslocamento.
• Pague com cartão de crédito ou dispositivo móvel.
• Evite encostar no balcão do escritório da locadora.
• Use álcool em gel antes de retirar o veículo, durante o uso e após devolução.
• Uso de lenços desinfetantes nas partes mais manuseadas do veículo.
• Os veículos não possuem filtros capazes de remover o vírus, por isso recomendamos a ventilação do veículo
com frequência.
• As empresas estão implementando uma política de “zero contato” na qual a chave do veículo é entregue desinfetada e em um envelope lacrado.

TÁXI, APLICATIVOS E TRANSPORTE PÚBLICO
• Uso recomendado de máscara para todos os meios de transporte.
• O condutor também deve utilizar a máscara, caso contrário, recomenda-se não utilizar este transporte.
• Uma vez no veículo, é aconselhável encostar o mínimo possível nas partes do veículo.
• Use álcool em gel antes e depois da viagem.
• Sempre use o assento traseiro.
• Nos transportes públicos, mantenha-se o mais distante possível de outros passageiros e não toque em nenhuma
superfície durante a viagem.
• Como recomendação geral, priorize o uso de aluguel de carros e transporte privado em vez de de transporte público.

 

8 – O retorno do viajante

QUAIS DETALHES E INFORMAÇÕES DEVEMOS SOLICITAR AO VIAJANTE QUE ACABA DE RETORNAR DE UMA VIAGEM?

A opinião do viajante é essencial

Estabeleça um sistema de feedback interno para avaliar a segurança dos fornecedores (transporte, hotel, carros) por meio de um questionário pós-viagem, preparado pelo gerente de viagens e pela equipe de segurança de viagens.

Distância e controle, tanto quanto possível

Dentro das possibilidades, considerando o retorno do viajante, recomenda-se aplicar as medidas máximas de distanciamento social de outros funcionários, valorizando o trabalho em casa, por pelo menos 2 semanas. Nesse período, se o viajante apresentar sintomas compatíveis com a enfermidade (febre, tosse ou insuficiência respiratória), deverá permanecer em casa e entrar em contato com o centro de assistência da empresa e o médico por telefone.

 

9 – Um parceiro, agora mais do que nunca

O QUE PODEMOS FAZER PELOS SEUS VIAJANTES?

ATUALIZAÇÕES CONSTANTES E CONSULTORIA: A Amex GBT continuará a comunicar as notícias e as recomendações mais relevantes sobre as viagens corporativas para contribuir para a tomada correta de decisões, ajustes nas políticas de viagens e segurança dos passageiros.

MONITORAMENTO: Forneceremos à equipe de gerenciamento de viagens um monitoramento constante das atividades de viagem. Dependendo da diminuição ou aumento das solicitações, a quantidade de integrantes das equipes de atendimento deverão ser redimensionadas.

CUIDADOS PARA O VIAJANTE: Através de nossas equipes e centros de atendimento 24 horas, continuaremos a fornecer completa assistência e suporte aos viajantes em caso de eventualidades e emergências.

TECNOLOGIA TAMBÉM A SERVIÇO DA SEGURANÇA: Nosso extenso portfólio de soluções tecnológicas pode ajudar os viajantes e a equipe de gerenciamento a gerenciar suas viagens com mais eficiência e segurança.

 

10 – Links e informações interessantes

INFORMAÇÕES ADICIONAIS SOBRE RESTRIÇÕES DE VIAGENS (GOVERNAMENTAIS E DE ALGUNS FORNECEDORES)

Informações para viajantes de nacionalidade brasileira ou residentes no Brasil. Por meio do link a seguir, será possível verificar as proibições em vigor e recomendações necessárias: https://coronavirus.saude.gov.br/

As páginas oficiais do país de residência, proveniência ou nacionalidade oferecem informações atualizadas sobre todas as proibições ou restrições que você possa encontrar durante sua viagem.